Politique de protection des renseignements personnels

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment le GMF Du Royaume recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.

1. À propos de nous
    

Voici nos informations d’identification complètes :

GMF Du Royaume (clinique médicale Barrette)

484 boulevard Du Royaume ouest, suite 210

Chicoutimi, Québec, G7H 0P7

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel :

dannietremblay@gmfduroyaume.ca

ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.

Au sein de notre clinique, nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :

Chaque membre du personnel de la clinique, incluant les agentes administratives, les médecins, infirmières, travailleuses sociales, pharmaciens ou autres doivent veiller à garder confidentielles les informations recueillies dans le cadre de leur travail, et ne pas consulter de dossier dans lesquels ils n`ont pas à intervenir. La consultation de renseignements doit se limiter également à ce qui est pertinent pour le travail qui est à faire.  

Chacun doit s`assurer d`avoir les autorisations nécessaires avant de communiquer des renseignements à un tiers, par exemple assurances ou service santé.  

Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels (y compris nos étudiants et nos stagiaires) par le biais des activités suivantes :

Chaque employé de la clinique doit signer une lettre d`engagement de confidentialité à l`embauche.  

Un rappel annuel est fait lors de réunions du personnel.  

Pour les professionnels, ils y sont déjà tenus par leur code de déontologie de leur ordre professionnels.  

Dans la Politique, on entend par :

« Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Patients

Quels sont les renseignements personnels que nous collectons

Renseignements d`identification personnelle

Antécédents médicaux, médication, allergies

Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels

Les renseignements sont collectés auprès du patient ou de son répondant, et aussi dans les documents médicaux reçus avec son autorisation

Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?

A des fins d`identification et pour prodiguer les soins appropriés à votre condition et pour être capable de vous rejoindre si nécessaire suite à la réception de vos résultats d`examens.

Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels?

Nous devons pouvoir identifier un patient pour pouvoir prodiguer des soins à un patient, sauf en cas d`urgence vitale.  

Si les informations médicales sont incomplètes, les soins risquent de ne pas être optimaux.  

Qui aura accès à vos renseignements personnels?  

Le personnel du secrétariat aura accès à vos informations pour la gestion du dossier ( section pertinente seulement), et les membres de l`équipe de soins impliqués dans vos soins.  

Le fournisseur de dossier médical électronique  

Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers?

Vos renseignements seront partagés avec des tiers avec votre autorisation seulement, par exemple assurances, service santé

Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels

Les renseignements seront conservés pour un minimum de 5 ans après la prestation du dernier service

Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels

Nous prenons toutes les mesures pour réduire au maximum les risques de bris de confidentialité.  

Où allons-nous conserver vos renseignements personnels?

Vos renseignements sont conservés dans le dossier médical électronique

Employés et candidats

Quels sont les renseignements personnels que nous collectons?

Renseignements d`identification personnelle et expériences de travail

Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels?

Curriculum vitae et entrevue ainsi que certains renseignements par les références fournies

Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?

Pour le dossier du personnel

Qu`arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels?

Il ne peut pas avoir de lien d`emploi sans ces renseignements

Qui aura accès à vos renseignements personnels?

Employeurs et responsables des ressources humaines

Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers?

De façon confidentielle lorsque autorisée

Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels?

Pour toute la durée de l`emploi et 10 ans après la fin de l`emploi.

Dans une banque de candidats potentiels pendant  5 ans si non employé.  

Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels?

Nous prenons toutes les mesures pour réduire au maximum les risques de bris de confidentialité

Où allons-nous conserver vos renseignements personnels?

Les dossiers du personnel et de la banque de candidats sont conservés sous clé.  

Nom du logiciel

Nom du fournisseur

Utilités

Calendrier de mises à jour

Dossier médical électronique

Omnimed

Conservation des informations médicales et personnelles

MAJ régulières par le fournisseur

Dossier santé Québec

MSSS

Accès aux examens passés ailleurs et aux changements de médicaments faits par d`autres médecins

MAJ régulières par le MSSS

Services internet

INSO

Mises à jour et à niveaux de nos solutions technologiques

1. Mesures de sécurité et risques inhérents
    

Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.  

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1de la Politique.

Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.  

Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.  

Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.  

Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants: 1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne; 2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

1. Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?
    

Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec.

1. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?
    

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

• Accès: le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
   
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
   
• Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.
   
• Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou a plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
   
• Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les citoyens | Commission d'accès à l'information du Québec .(gouv.qc.ca)
   
• Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
   

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

1. Sites de tiers
   Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.  

Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

1. Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels?
    

Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.